Aspect ICT ondersteunt Solid Systems bij internationale groei

Probleem

Exact voor internationaal gebruik ondersteunt leveranciersplatform 2BA niet.

Oplossing

Specifieke softwareapplicatie bouwen die de koppeling alsnog maakt.

Wat heb je nodig?

Exact Globe, Exact Synergy en BPM Software.

01 Brug tussen twee systemen

Koppeling Exact met leveranciersplatform 2BA

Internationalisering leidt soms tot andere keuzes op het gebied van software. Dat zien we bij Solid Systems, een bedrijf dat zich toelegt op zakelijke en particuliere beveiliging alsmede elektrotechnische oplossingen, zoals stroominstallaties, domotica, datanetwerken, ledverlichting, intercomsystemen en zonnepanelen. “Naast ons hoofdkantoor in Werkendam hebben we tegenwoordig vestigingen in België, Frankrijk, Duitsland en Polen,” vertelt Gerard Waal, kwaliteitsmanager en applicatiebeheerder. “In Nederland werkten we in het verleden met Syntess, maar mede vanwege internationale groei bleek dit niet meer toereikend voor Solid Systems. Dit door de keuze voor Exact Synergy, Exact Globe en het niet aanwezig zijn van de integratie met het zogeheten 2BA-platform waarop meerdere van onze leveranciers zitten. Tegelijkertijd wilden we echter over een tool blijven kunnen beschikken die automatische updates geeft van de inkoopprijzen en daarbij ook onze verkoopprijzen aanpast. Aspect ICT, dat ons eerder al ondersteunde op het gebied van telefonie, richtte dit allemaal voor ons in. Daarbij bouwde Rob Rijnhout een aantal taken in BPM: softwareapplicaties die op de achtergrond draaien. Zo maakte hij een koppeling naar het 2BA-platform om met Exact te communiceren.”

02 Vertrouwde gezichten, kritische blik

Medewerkers van Aspect ICT over de vloer

De applicatie evolueert continu, zo geeft de kwaliteitsmanager van Solid Systems aan. “Er vinden regelmatig verbeteringen plaats, zoals uitbreiding van de informatie die leveranciers verstrekken en mutaties in het productaanbod. Sinds 2020 vervult Aspect ICT de algehele rol van applicatiebeheerder rondom Exact en Exact Synergy. Rob Rijnhout komt hier twee à drie keer per maand over de vloer en we hebben ook veel contact met Bastiaan de Wit, die zich vooral richt op het bouwen van rapporten en taken voor de HR-afdeling. Jan Klop zit hier zelfs elke week voor de processturing aan de financiële kant van ons pakket, om deze slimmer en beter te laten werken. Hij ondersteunt ons bovendien veelvuldig op het gebied van jaarrekeningen. Erg fijn, iemand in het team van Aspect ICT met een financiële achtergrond. Bij dit alles waarderen we het erg hoe deze mensen proactief meedenken met onze processen en onze business. Ze stellen kritische vragen als: ‘Heb je hiernaar gekeken?’ of ‘Heb je er wel eens over nagedacht om dat proces te automatiseren?’. Erg fijn om mee samen te werken. Die betrokkenheid geeft ons een gevoel alsof ze directe collega’s zijn en geen externe partij. Zo lost Rob weleens iets in de avonduren voor ons op als het noodzakelijk blijkt dat niemand op dat moment in het systeem zit te werken.”

03 Systeem vol geheugensteuntjes

Altijd iets te automatiseren

Gemak dient de mens en automatisering speelt daarop in, maar dat niet alleen: indien goed ingericht zullen processen gestructureerder en accurater verlopen. Zo ook bij Solid Systems. “We krijgen nu diverse rapportages die alles met betrekking tot de medewerkers inzichtelijk maken, in cijfers en in percentages,” zegt Gerard Waal. “De dames van de HR-afdeling ontvangen periodiek een reminder van verlopen documenten. Te denken valt dan onder andere aan de A101-verklaringen voor Nederlandse collega’s die in het buitenland werken. Verder genereert het systeem zelf inkooporders als onze medewerkers voor een andere BV van Solid Systems werken. Dit aan de hand van de uren die zij registreren in het servicemanagement gedeelte van Synergy.” Binnenkort neemt Solid Systems een planningstool in gebruik, waarvoor Rob Rijnhout de benodigde koppelingen met Exact Globe heeft ingericht. Dit wordt gedaan met diverse Orbis-taken. Deze tool is gericht op de buitendienstmedewerkers, maar vergroot ook het verdere proces van digitaliseren. “Zodra wij dan een verkooporder in Exact Globe plaatsen, vult de applicatie automatisch het aantal uren en de materialen in. Omgekeerd wordt de informatie teruggeschreven in het pakket als basis voor het opstellen van de factuur. Overigens laten we alle nieuwigheden eerst draaien in een testomgeving, totdat we zeker weten dat ze werken zoals wij dat willen.”