Blom Ecologie werkt efficiënter dankzij Microsoft Power Apps

Probleem

Beperkt overzicht van offertetrajecten, planning, capaciteit en materiaalbeheer

Oplossing

Alle disciplines verwerken en koppelen in managementsysteem o.b.v. Power Apps en inzichten uit Power BI

Wat heb je nodig?

Microsoft Power Apps en Microsoft Power BI

01 Organisch gegroeid

Steeds meer Excel-formulieren

In de tien jaar na de oprichting van Blom Ecologie in Waardenburg is het hard gegaan. “Het team groeit richting de dertig medewerkers en in de zomerperiode hebben we extra versterking in het veld,” zegt projectleider Eldin Honingh. “We adviseren op ecologisch gebied, zoals het inbrengen van een stukje natuur in de stad, maar veruit de meeste opdrachten liggen op het juridische vlak. Bij grote verbouwingen, renovaties en isolatieprojecten komen wij in actie om te inventariseren of er geen beschermde dier- en plantensoorten aanwezig zijn. Indien gewenst kunnen we dat nader onderzoeken en eventueel ook zorg dragen voor een ontheffingstraject. Wij proberen altijd een oplossing te vinden en ‘nee’ te vermijden, want volgens onze filosofie vormen mens en natuur een samenleving. In principe werken we in heel Nederland, met de nadruk op het midden. Dat neemt inmiddels zodanige vormen aan, dat we het niet meer redden zonder een managementsysteem om offertetrajecten, planning en materiaalbeheer aan elkaar te koppelen. Het overzicht ontbrak, vooral ook tussen de afdelingen. Alles reilde en zeilde via een heleboel Excel-formulieren en offertes werden in een Word-template aangepast. In de begintijd met enkele medewerkers ging dat nog, maar nu niet meer.”

02 Veel projecten, veel uitzonderingen

Extensieve voorbereiding, soepele implementatie

Om de groei in goede banen te kunnen leiden laat Blom Ecologie zich extern adviseren op het gebied van bedrijfsvoering en via die weg kwam Aspect ICT in beeld. Honingh: “Uit een gesprek waarin wij onze behoeften op tafel legden volgde een globaal voorstel met de mogelijkheden, gebaseerd op Microsoft Power Apps. Aan de hand daarvan ging ik samen met Stefan Breedveld aan de slag om ons vraagstuk tot in detail vast te leggen. Als je naar onze vele soorten projecten kijkt, dan zie je een bepaalde basis in de aanpak en het offertetraject, maar er zijn ook veel uitzonderingen en die wilden we in het systeem laten meenemen. Soms lopen de fasen van inventarisarie, onderzoek en ontheffing in elkaar over, soms heeft een andere partij al een deel uitgevoerd en worden wij halverwege ingevlogen. Voor gemeenten maken we grootschalige woninginventarisaties en die moeten we ook kunnen inpassen.” Na het opleveren van het proof of concept duurde het nog geen drie maanden voordat de Power Apps applicatie bij Blom Ecologie live ging. “In het voortraject hadden we best veel vergaderd, maar door daar de tijd voor te nemen konden we wel duidelijk in kaart brengen waar we naartoe wilden. Dat resulteerde in een heel soepele implementatie.”

03 Geen notitievelletjes meer

Zuivere urenregistratie, meer efficiëntie

De tijd van inschattingen is voorbij. “Doordat we nu alle data in één systeem verzamelen weten we steeds nauwkeuriger te bepalen hoeveel uren er in een bepaald type opdracht gaan zitten,” legt Honingh uit. “Zeker bij een onderzoek en een ontheffingsaanvraag kan dat best oplopen. Dit levert belangrijke informatie op voor de offertes. Waar de begroting eerder een gevoelskwestie was, verkrijgen we nu steeds meer standaarden. Het dringt het bedrijfsrisico terug, geeft een goed beeld van de bezettingsgraad en maakt voor het personeel beter inzichtelijk hoeveel uren aan een opdracht besteed worden, wat leidt tot procesverbetering en meer efficiëntie. Sowieso brengt het rust dat medewerkers al hun notities in het systeem kunnen invoeren en geen losse velletjes meer hoeven te gebruiken. We beschikken over een eigen app voor gebruik in het veld en koppelen die aan Power BI, dat we steeds intensiever benutten. Onder meer voor capaciteit, planning en voorraadbeheer van materialen, waar ontzettend veel data achter zit. Stijn Noten ondersteunt ons hiermee namens Aspect ICT en die samenwerking verloopt erg fijn, net als met Stefan Breedveld. Naast het periodieke stuurgroep overleg hebben we veelvuldig één-op-één-contact en wordt er snel geschakeld. Zo houden we grip op het verhaal en daar ging het ons om.”