“Het is bovendien een toegankelijke partij met korte lijntjes en een flexibele houding.”
Arjan van Erk
Hoofd administratie
Flexibiliteit is belangrijk in een ontwikkeltraject voor King Nuts & Raaphorst
Probleem
Bedenk een oplossing om de database met productspecificaties en –certificaten ook in de toekomst goed onderhoudbaar te maken.
Oplossing
Het webbased platform OutSystems, dat zich perfect leent voor het schrijven van nieuwe applicaties.
Wat heb je nodig?
OutSystems, consultancy en ontwikkelcapaciteit.
01 King Nuts & Raaphorst
Aan het woord
In een jaar tijd is de applicatie van King Nuts & Raaphorst omgebouwd naar een webbased platform. Door deze automatiseringsslag kunnen klanten met één druk op de knop alle specificaties en certificaten van producten zien.
Hoe belangrijk zijn certificeringen in het bedrijf?
“Voedselveiligheid staat voorop in onze branche. Wij zijn een groothandel in noten, rijstcrackers, gedroogde zuidvruchten en chocoladeproducten. Deze worden in het land van herkomst getest of ze geen gevaarlijke stoffen bevatten die de menselijke gezondheid kunnen schaden. Onze klanten verlangen dat wij dat aantonen met specificaties en certificaten, onder andere richting hun afnemers. Wij leveren namelijk aan de markthandel, kleinere handelaren, speciaalzaken, export en grote verpakkers voor supermarkten.”
Waarom heeft King Nuts voor automatisering gekozen?
“King Nuts beschikte al over een gedegen kwaliteitssysteem op papier en we hadden inmiddels zelf een digitaal handboek ontwikkeld rondom specificaties en certificaten. Maar we liepen tegen de grenzen van de applicatie aan. Er kwam nog veel handmatig werk aan te pas, zoals het exporteren van gegevens uit ons ERP-systeem en deze importeren in de database. Als we dat zonder interface zouden kunnen koppelen, scheelt dat handelingen en is de informatie altijd up-to-date, ook richting onze klanten. Die maken straks gebruik van een webportaal dat hen met één druk op de knop realtime de meest actuele informatie verschaft.”
Hoe bevalt de samenwerking met Aspect ICT?
“We zijn er in vrij korte tijd samen met Aspect ICT in geslaagd ons systeem om te bouwen naar een webbased platform. De eerste fase duurde een half jaar en de tweede waarschijnlijk ook. Het gaat voortvarend, mede dankzij een partner die zich echt goed aan de planning probeert te houden. Je weet waar je aan toe bent, zonder dat Aspect ICT met té ambitieuze beloften valse verwachtingen schept. Het is bovendien een toegankelijke partij met korte lijntjes en een flexibele houding. Als je een kleine aanpassing wilt doen, kun je direct bellen met één van de programmeurs om deze te laten doorvoeren. Heel belangrijk, zeker in een ontwikkeltraject, waarin altijd dingen naar voren komen die vooraf niet goed in te schatten vielen.”
Wat is de volgende stap?
“Inmiddels staat de database met leveranciersgegevens en productspecificaties op de rit en moeten we deze vooral up-to-date houden. Wat zit er in de producten, welke voedingswaarden bevatten ze? In de tweede fase draait het om de certificaten en de communicatie richting de klanten, die we een stuk makkelijker maken door hun een eigen dashboard aan te bieden. Ze worden feitelijk zelfvoorzienend, want ze kunnen niet alleen productspecificaties en -certificaten opvragen, maar bijvoorbeeld ook facturen bekijken en contactgegevens wijzigen. Zo zullen we steeds meer componenten toevoegen die de dienstverlening richting onze klanten optimaliseren en bij ons het aantal handelingen reduceren.”
02 Aspect ICT
Aan het woord
Aspect ICT en King Nuts & Raaphorst werken al vijftien jaar samen. De sleutel van het succes? Naar elkaar blijven luisteren én werken in deelprojecten. Relatiebeheerder Roy van de Weteringh: “We plaatsen steeds een stip aan de horizon en werken daar naartoe.”
Waarmee ontzorgt Aspect ICT King Nuts & Raaphorst?
“De dienstverlening betrof tot twee jaar geleden uitsluitend Managed Infrastructure. Het bedrijf had ondertussen in Access een omvangrijke database opgebouwd met productspecificaties en -certificaten. Dat beheerden ze zelf, totdat ze steeds meer tegen de technische limieten aan liepen. Samen met King Nuts mochten wij een oplossing bedenken om het systeem ook in de toekomst goed onderhoudbaar te maken. Dat begon met het inventariseren van de huidige situatie en het bedenken van een plan om de database en het gebruik ervan gefaseerd naar moderne techniek te tillen. In dit geval kozen we voor het lowcodeplatform Outsystems.”
Hoe verloopt de ontwikkeling?
“In eerste instantie lag de focus bij het automatiseren van handwerk, zoals het opvragen van specificaties en certificaten. Deze worden nu automatisch verstuurd naar de klanten. Dat traject zal aan ontwikkeling onderhevig blijven, mede vanuit toekomstige nieuwe wensen en behoeften bij de gebruikers, bijvoorbeeld het inzien van een werklijst of een rapportage. In de tweede fase hebben we ons toegelegd op de ontwikkeling van een portaal voor klanten, die na inloggen in een eigen omgeving terechtkomen. Daar krijgen ze onder meer een overzicht van de uitstaande orders, kunnen ze specificaties en certificaten opvragen, facturen inzien en nieuwe bestellingen plaatsen.”
Hoe houden jullie zo’n groot project behapbaar?
“Ook bij King Nuts werken we met sprints. Door steeds kleine deelprojecten aan te gaan, die we eerst afronden alvorens in een nieuwe fase te stappen. We plaatsen een stip aan de horizon en werken daar naartoe, in plaats van ellenlange trajecten op te starten met een open einde. Iedere week evalueren we, zo nodig sturen we bij en we zetten kleine taken uit.” Zijn jullie ook betrokken bij andere trajecten? “Jazeker. Wij ondersteunen King Nuts met het ontsluiten van het ERP-systeem richting applicaties die door ons of andere partijen ontwikkeld zijn. Wij bouwen er zeg maar de schil omheen.”
Wat is het geheim van deze samenwerking?
“De automatisering verloopt heel vloeiend door de betrokkenheid van King Nuts en in het bijzonder Arjan van Erk. Hij begrijpt hoe het proces werkt en het voelt alsof hij bij ons in het ontwikkelteam zit. Het helpt ons enorm dat we met een goed geteste applicatie werken, maar het blijft zaak om als partners goed naar elkaar te luisteren. Ik heb echt het gevoel dat we elkaar volledig begrijpen.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
