“Het bellen via Teams maakt alles dus net even een stukje makkelijker.”
Peter van Rees
CFO van Fluvia
Fluvia breidt Microsoft 365 uit door middel van Teams bellen
Probleem
Fluvia had de wens om het Microsoft 365 platform breder in te zetten.
Oplossing
Door ook het bellen met een vast nummer te integreren, kunnen ze nu al hun informatie via één applicatie benaderen
Wat heb je nodig?
Microsoft 365 en Microsoft Business Voice
01 Binnen anderhalve dag geregeld
Consultancy
Sinds de coronatijd heeft het gebruik van Teams een enorme vlucht genomen. Veel organisaties kennen echter nog niet de mogelijkheid om de toepassing voor telefonie in te zetten. Aspect ICT richtte dit in voor binnenvaartrederij Fluvia, als logische uitbreiding van Microsoft 365. “Binnen anderhalve dag was het gereed voor gebruik en het werkt heel makkelijk,” aldus CFO Peter van Rees.
Mede vanwege internationaal telefoonverkeer maakte Fluvia reeds gebruik van een VoIP-toepassing. “Op basis van langjarig contracten verhuren we tankschepen inclusief bemanning, technisch onderhoud en operationele aansturing,” vertelt Peter van Rees, die als CFO ook human resources en ICT in zijn portefeuille heeft. “Deze vervoeren minerale of chemische producten in bulk, waarbij de klant in eigen beheer de bevrachting regelt. Opdrachtgevers bevaren hoofdzakelijk de Rijn in de verschillende landen waar hij stroomt, met onze speciaal daarvoor uitgeruste schepen en gekwalificeerde medewerkers. Toen de licentie van onze VoIP oplossing afliep, vonden wij het logischer om voor een toepassing te kiezen die zich liet integreren met Microsoft 365, dat net bij ons geïmplementeerd was. Het maakt het makkelijker beheersbaar en alles ligt nu bij één dienstverlener op het gebied van ICT, hetgeen wij overzichtelijker vinden.”
02 Niks gemerkt
Ontwikkeling
In de situatie zoals bij Fluvia wordt er een koppeling tussen Microsoft en een fysieke telefooncentrale gemaakt. Daar worden alle gesprekken vervolgens afgehandeld. Van Rees: “Wij behoorden tot de eerste relaties waar Aspect ICT telefonie via Teams implementeerde. Het nam anderhalve dag in beslag en we merkten eigenlijk helemaal niets van de overgang. Ook van de medewerkers hoor ik geen opmerkingen, dus dat is een goed teken. Dit sluit aan bij onze eerdere positieve ervaringen met Aspect ICT: een strak georganiseerde en oplossingsgerichte organisatie, die haar verantwoordelijkheden neemt. Bij een probleem krijgen we een gedetailleerd verslag van de uitgevoerde acties en indien nodig vindt er een proactieve opvolging plaats om een knelpunt in de toekomst te vermijden. Dat getuigt van anticiperen en een langetermijnvisie. Met de telefonie via Teams loopt het sowieso soepel; die behoeft eigenlijk geen aandacht.”
03 Vooruitplannen
Beheer
Bij Fluvia zal de belapplicatie van Microsoft 365 niet alle vaste en mobiele telefonie vervangen, zo geeft Van Rees aan. “Mensen hebben nu eenmaal hun gsm op zak en dan ligt de drempel laag om die te pakken. Toch zien we dat medewerkers steeds meer de weg naar Teams weten te vinden, zeker bij contact met collega’s in het buitenland. Ze kennen de structuren, de instellingen en hoeven niet bij een aparte portal in te loggen. Vaak klikken ze op het symbooltje om beeldbellen in te schakelen, wat een extra dimensie aan het contact toevoegt. Bij VoIP werkte dat omslachtiger, dan moest je een andere applicatie inschakelen. Verder is de koppeling naar onze 24-uurs bereikbaarheid belangrijk, om klanten support te kunnen geven. Vanaf een aantal vaste 010-lijnen vindt doorschakeling plaats naar de medewerkers die dienst hebben. Waar we dat in het verleden telkens moesten instellen, kunnen we dat nu vooruitplannen in het systeem en kiest het automatisch het juiste nummer op het juiste moment. Het bellen via Teams maakt alles dus net even een stukje makkelijker.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
