“Het voelt vertrouwd en werkt veel sneller.”
Diva Fortes
Office manager
Het Microsoft Power Platform als flexibele standaard bij Verschoor & Bras
Probleem
Traag en omslachtig systeem voor verwerking expertiserapporten.
Oplossing
Uniforme werkwijze voor 3 bedrijven via het gebruiksvriendelijke Microsoft Power Platform met managementrapportage.
Wat heb je nodig?
Microsoft Power Apps en consultancy.
01 Codes en wachttijden
Rapportage met hindernissen
Schade-expertise in de scheepvaart is een vak apart. “Een vrij ingewikkeld proces,” zegt Diva Fortes, office manager bij Verschoor & Bras (maritieme expertise), Marintec Expertise (voor containers en lading) en Marinco Survey (conditie-inspectie van binnenvaartschepen, in- en uithuur van pontons). “Je krijgt namelijk te maken met verschillende partijen: de eigenaar van het schip, degene die erop vaart, de verhuurder van de containers en de opdrachtgever die de lading laat vervoeren. Bij een aanvaring met een ander schip vindt bovendien een schadetaxatie door een tegenexpert plaats. De verwerking van de rapporten gebeurde in het verleden via een softwareoplossing voor onze branche. Echt tevreden waren we daar niet over. Zo kon je bij schade aan meerdere containers de foto’s niet per object uitspitsen en kwamen ze dus in één grote pool terecht, wat het onoverzichtelijk maakte. Verder bleek het lastig om in een rapportsjabloon wijzigingen aan te brengen. Dat lukte alleen maar door speciale codes in te voeren; een heel tijdrovend proces. Daarnaast liepen we telkens tegen de traagheid van het systeem aan. Zeker onze experts op locatie, die nog weleens in hotels in het buitenland verblijven en dan via de wifi de VPN-verbinding moesten benaderen. Soms duurde het wel een minuut om een document op te roepen.”
02 Alles overal beschikbaar
Microsoft Power Platform, de flexibele standaard
Tijd voor een oplossing, aangedragen door Aspect ICT, sinds jaar en dag de vaste partner op dit gebied voor de drie specialistische werkmaatschappijen in Rotterdam. “Een ICT-bedrijf dat altijd goed meedenkt en snel in actie komt als er iets dringends speelt,” vindt Fortes. “In dit geval hebben we een aantal keren om de tafel gezeten met Stefan Breedveld.” Het leidde tot de inrichting van een applicatie binnen het cloud gebaseerde Microsoft PowerPlatform, gebaseerd op standaardcomponenten en daarmee makkelijk te integreren met e-mail en Office-documenten. Marintec Expertise nam het als eerste in gebruik; een jaar later volgden Verschoor & Bras en Marinco Survey. “Via SharePoint zijn de documenten altijd voor de betrokken medewerkers beschikbaar, vanaf elke locatie, zonder VPN. Een kwestie van inloggen met je Microsoft 365-account en de tweestap verificatie doorlopen. Stefan Breedveld heeft een korte, duidelijke cursus gegeven en ik organiseer van tijd tot tijd opfristrainingen voor het personeel.”
03 De bekendheid van de verkenner
Snel, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk
“Al met al een flinke stap vooruit,” oordeelt Fortes. “Ten eerste is het systeem veel sneller dan het vorige. Ten tweede biedt het meer overzicht en is het gebruiksvriendelijker. SharePoint werkt erg fijn en voelt vertrouwd. Je kunt gewoon knippen, kopiëren, plakken etcetera in de Windows Verkenner. Verder voorziet de software in managementrapportage via Microsoft Power BI. Daarmee valt op elk moment belangrijke informatie op te roepen, zoals het aantal uitstaande opdrachten en de hoeveelheid gemaakte uren. Soms stuiten we op dingen die om verbetering vragen en dan helpt Aspect ICT ons daarmee verder. Zo is het belangrijk dat wanneer je de titel van een dossier aanpast, de aangehangen documenten in SharePoint vindbaar blijven. Verder ligt er de wens om een automatische koppeling te maken naar ons boekhoudsysteem. Nu voer ik de nota’s voor de opdrachtgevers handmatig in, één voor één, wat veel tijd kost. Hoe dan ook werkt het Microsoft PowerPlatform voor ons naar volle tevredenheid. Ik hoor, in tegenstelling tot vroeger, nog maar heel weinig interne klachten.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
