“Medewerkers denken nu meer in mogelijkheden.”
Marcel Booiman
Mede-eigenaar
Het Microsoft Power Platform inzetten voor visumaanvragen bij VisaVersa
Probleem
Verwerking visumaanvragen te complex voor SharePoint-lijsten, moeilijk overzicht te creëren.
Oplossing
Microsoft Power Platform met Power Apps geschikt als contactmanagementsysteem met extra functionaliteiten.
Wat heb je nodig?
Microsoft Power Platform en Power Apps.
01 Brug te ver voor spreadsheets
De complexe materie van visumaanvragen
VisaVersa kent een bijzonder specialisme. “We leggen ons toe op immigratierecht, oftewel visumaanvragen,” vertelt mede-eigenaar Marcel Booiman. “Daarbij zitten we voornamelijk in de zakelijke hoek. Dat wil zeggen in opdracht van bedrijven een visum aanvragen voor medewerkers die in het buitenland aan de slag gaan. We begonnen in 2000 met visa voor de Verenigde Staten, wat zich later uitbreidde naar Australië, Nieuw-Zeeland en - sinds de Brexit in 2021 - het Verenigd Koninkrijk. Inmiddels maakt inbound een belangrijk deel van de aanvragen uit, dus mensen die vanuit welk land ter wereld ook bij een Nederlandse organisatie aan de slag gaan. Een ziekenhuis bijvoorbeeld, dat artsen, onderzoekers en stagiairs vanuit het buitenland aantrekt. Veelal betreft het tijdelijke werkvisa, voor een bepaalde periode. Bij de aanvraagprocedure met de registratie en alle communicatie daaromheen komt behoorlijk wat kijken. Aanvankelijk hielden we het bij in spreadsheets via Microsoft Office, maar dat sloot al gauw niet meer aan op het niveau van complexiteit. Samen met Aspect ICT hebben we dat vijf jaar geleden uitgefaseerd en vervangen door SharePoint, maar ook dat werkte uiteindelijk te tweedimensionaal.”
02 Tussen servet en tafellaken
Geen CRM, wel contactmanagement met extra functionaliteiten
Tijd voor VisaVersa om de volgende stap te maken, binnen de mogelijkheden die Microsoft Office 365 biedt. “Als relatief klein bedrijf met een team van acht mensen en onze specifieke processen zaten we qua behoefte een beetje tussen servet en tafellaken,” zegt Booiman. “Een salesforce-achtig CRM-systeem zou veel te uitgebreid zijn. Feitelijk hadden we een oplossing nodig op het gebied van contactmanagement plus extra functionaliteiten, onder meer om visumaanvragen te registreren en overzicht te creëren binnen de database. Marius Hakkesteegt van Aspect ICT stelde ons voor om met Microsoft Power Apps te gaan werken. Hij toonde ons de toepassing van deze applicatie bij een klant in een ander vakgebied, met wel een vergelijkbare situatie: informatie en details bijhouden van dingen die je doet, op een aantal niveaus. Onze conclusie luidde dat dit bij ons ook zou moeten kunnen. Daarop maakte Stefan Breedveld met ons een afspraak om onze wensen te inventariseren. Op basis daarvan bouwde hij als zeer kundige ontwikkelaar een pilotversie binnen het Microsoft Power Platform.”
03 Een uitnodigend systeem
Inspelen op de vragen
In de testfase proefde het team van VisaVersa al direct de voordelen van het nieuwe systeem en in de definitieve versie die eruit voortvloeide werden alle puntjes op de i gezet. Booiman: “De lijsten die we eerder in SharePoint bijhielden zijn nu dankzij slimme koppelingen op alle gewenste niveaus beschikbaar, waarmee we gemakkelijk een overzicht verkrijgen, bijvoorbeeld alle relevante informatie met betrekking tot één specifieke klant. Welke visumaanvragen lopen er voor deze opdrachtgever? Wat is de status en welke deadlines liggen er? Ook facturatie en achtergrondinformatie kunnen we snel oproepen. Na afgifte van een visum houdt het systeem de verloopdatum bij. Dat stelt ons in staat om hier tijdig en proactief de klant over te informeren, zodat deze niet overhaast zaken hoeft te regelen. Zo managen we tevens onze eigen workload.” De toepassing van Microsoft Power Platform is voor VisaVersa zeker niet statisch. “We blijven het upgraden en leren daarbij uit de praktijk. Zo gaan we nu aanvullende informatie registreren met betrekking tot het verwijderen van digitale en fysieke dossiers, rekening houdend met AVG-eisen. Het gebruiksvriendelijke systeem nodigt ertoe uit om te ontdekken wat je ermee kunt doen. Medewerkers denken nu meer in mogelijkheden, merken wij.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
