“Flexibiliteit voor een snel veranderende wereld.”
Simone Bek
Kwaliteitsmanager
PIR Group werkt flexibel en veilig met Exact Synergy
Probleem
Grote hoeveelheid verschillende data rondom expats individueel verwerken en beheren.
Oplossing
Exact Synergy: veelzijdig, flexibel en inclusief managementrapportage.
Wat heb je nodig?
Exact Synergy & Consultancy
01 Ieder mens is uniek
Alles regelen rondom verblijf expats via één systeem
PIR Group, met het hoofdkantoor in Houten en een filiaal in Letland, verzorgt de complete dienstverlening voor expats in binnen- en buitenland. “Wij regelen feitelijk alles, zoals immigratie en relocatie, een werkvergunning, huisvesting, een huurcontract voor een woning, internet, telefonie, een bankrekening, schoolgang voor kinderen en wegwijs raken in het land en de cultuur,” licht kwaliteitsmanager Simone Bek toe. “Met een aantal zzp’ers in diverse landen meegerekend doen we dat met zo’n 25 mensen, waaronder persoonlijke consultants die we aan onze cliënten toewijzen. Je kunt je voorstellen dat al die services per expat een grote hoeveelheid verschillende data genereren.” Dat alles overzichtelijk houden vroeg om een veelzijdig, flexibel softwarepakket met een hoge graad van beveiliging in het kader van de AVG-wetgeving. Daarnaast formuleerde PIR Group een aanvullende eis: een gedegen managementrapportagefunctie. “Bij de ene expat is de case ingewikkelder dan bij de andere, wat services op verschillende niveaus oplevert. Ons personeel krijgt targets en we willen dus de prestaties kunnen toetsen, onder meer in het kader van een optimale werkverdeling en facturatie op basis van omzet.”
02 Schuiven met toepassingen
Veranderingen rondom Expats
Na een uitgebreide overweging en een aantal presentaties door Aspect ICT koos PIR Group voor Exact Synergy. “Een softwarepakket dat een hoge mate van flexibiliteit biedt en een uitgebreide managementrapportage mogelijk maakt,” motiveert Simone Bek. “Het betreft een product van een gerenommeerde leverancier, die zelf security-garanties geeft, terwijl wij ook nog een eigen beveiliging hebben toegevoegd. Deze bevat onder meer een tweestapsverificatie om in te loggen en uitgekiend rollenbeheer: niet iedereen krijgt toegang tot alle dossiers. Overigens is in de loop der jaren best wel geschoven met de toepassingen, wat in sterke mate verband houdt met de snel veranderende wereld rondom expats. Zeker in en na de coronaperiode zorgde dat voor een grote hectiek.” Aspect ICT, dat de implementatie van Exact Synergy bij PIR Group uitvoerde, blijft betrokken om waar nodig en mogelijk verbeterslagen te maken. “Met name op het gebied van procedures en workflows. Ik geef de behoeften aan en in overleg met onze vaste contactpersoon Bastiaan de Wit bekijken we hoe we die invullen. Soms levert dat best een strijd op tussen de technische mogelijkheden en het verwachtingspatroon van ons management. ‘Even een tabelletje aanmaken’ blijkt niet altijd zo eenvoudig als het klinkt, aangezien Synergy ook zijn beperkingen heeft, zoals in het aantal vrije velden. Gelukkig kan ik dat door mijn IT-gerelateerde achtergrond intern toelichten.”
03 Alles binnen handbereik
Klantkaart om informatie te bundelen
De flexibiliteit van Exact Synergy komt volgens Simone Bek sterk naar voren in de mogelijkheid om documenten van allerlei aard aan een dossier toe te voegen. “Per expat maken wij een zogeheten ‘relatiekaart’ aan. Dat is niet alleen overzichtelijk voor de consultants en andere collega’s die deel uitmaken voor de workflow, maar levert ook een heldere managementrapportage op, als uitgangspunt om KPI’s te beheren. De nieuwste stap betreft een gekoppelde facturatie. Per dossier sla je heel makkelijk allerlei soorten files op, zoals e-mails, Excel- en Word-bestanden. Zo valt, ook voor het management, heel goed bij te houden welke afspraken er gemaakt zijn en welke contracten er lopen, bijvoorbeeld op het gebied van dienstverband of woninghuur. Mochten we met vragen zitten of tegen bepaalde beperkingen in de software aanlopen, dan staat Aspect ICT ons terzijde. Een kwestie van een mail sturen en er volgt in de regel dezelfde dag antwoord. De communicatie ervaren wij als heel prettig, zeker doordat Bastiaan als vast aanspreekpunt fungeert. Ook krijgen we ondersteuning van Aspect ICT wanneer ik een workshop geef over nieuwe procedures. De wereld rondom expats blijft nu eenmaal veranderen.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
