Tecona B.V. is overgestapt op Exact Online

Probleem

Arbeidsintensieve koppeling urenregistratie en boekhouding, mutaties lastig te verwerken, beperkte managementrapportage.

Oplossing

De ingebruikname van Exact Online dat alle gewenste functionaliteiten bevat, inclusief de salarisadministratie.

Wat heb je nodig?

Exact Online, Basecone en consultancy.

01 Vernieuwingsslag

Minder handelingen, meer flexibiliteit

In 2010 werd Paul Silkens directeur-eigenaar van Tecona, dat een allround ingenieurs- en adviesbureau is. Het bedrijf beheert machineparken met onderhoudsprogramma's, voert technische keuringen en inspecties uit en biedt technische expertise aan. Bij de overname moest de IT-infrastructuur opnieuw worden ingericht, waaronder de Unit 4-software die werd gebruikt voor de algehele administratie. Dit werkte weliswaar goed, maar had ook beperkingen, waaronder een gebrek aan flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid. Het systeem bood geen uitgebreide managementrapportage en medewerkers konden hun uren niet zelf inboeken, wat handmatig moest gebeuren. Aspect ICT adviseerde om de mogelijkheden van Exact Online te bekijken, omdat het in de cloud is en het beter samenwerkt met Microsoft 365. Tecona volgde dit advies op.

02 Modulair en compleet

Makkelijk op- en afschalen

Exact Online was al enige tijd op de radar van Silkens. Toen Tecona werd overgenomen, was het systeem nog niet volwassen genoeg voor kleinere bedrijven. Tegenwoordig heeft het zich echter ontwikkeld tot een solide en modulair systeem. Het maandelijkse abonnement is ideaal om op- en af te schalen, een belangrijk voordeel voor Tecona, aangezien het bedrijf een wisselend aantal zzp'ers in dienst heeft. Het personeel kan nu gemakkelijk uren boeken via de app, wat handmatige invoer in de projectadministratie overbodig maakt. Daarnaast heeft het systeem een goede salarisadministratie en biedt het gedetailleerde, geautomatiseerde rapportages. Aspect ICT implementeerde Exact Online bij Tecona dankzij hun kennis van de organisatie en het systeem. Het vertrouwen was zo groot dat parallel draaien met het oudere systeem niet eens nodig was.

03 De dagelijkse praktijk

Geen 'correctiepersonen' meer

Sophia Pleket, verantwoordelijk voor de volledige boekhouding, ervaart de dagelijkse voordelen van Exact Online. Zij hoeft de uren van vaste medewerkers niet meer handmatig in te voeren, want de uren kunnen ze nu zelf boeken na een korte instructie. Het systeem biedt ook meer mogelijkheden om mutaties door te voeren, zoals het later toevoegen van uren. Het is nu gemakkelijker om restricties in te stellen en uursoorten te onderscheiden per project. Het geeft een overzicht van geplande en gemaakte uren, en de financiële status per project en medewerker.

Voor het digitaliseren en goedkeuren van inkoopfacturen werkt de koppeling tussen Basecone en Exact Online beter dan Paperless bij Unit4. Het herkent meer items en zo hoeft er minder te worden gecorrigeerd. Factuurgegevens kunnen per regel worden bekeken en gemakkelijk worden bijgewerkt. Sophia kan het project, klantgegevens en ordernummer wijzigen wanneer dat nodig is.