Toekomstbestendige cloudomgeving met moderne werkplekken voor de MEEr-groep

“Aspect ICT sprong eruit, vooral door de openhartige houding en de sociale vaardigheden van de mensen.”

Mirjam de Vries

Manager Bedrijfsvoering

Probleem

Uitval servers in verouderde ICT-omgeving, beveiligingsrisico’s en behoefte aan digitale werkplekken.

Oplossing

Eerst transitie naar Cloud, later knelpunten weggenomen en Microsoft 365 geïmplementeerd.

Wat heb je nodig?

Microsoft 365, Workspace 365, informatiebeveiligingsbeleid en consultancy.

01 Behoefte aan digitale samenwerking

Twaalf verouderde servers en Cloudvrees

Vanuit hoofdkantoren in Amsterdam en Utrecht biedt de MEEr-groep ondersteuning en advies aan mensen met een (verstandelijke) beperking en hun naasten op weg naar de juiste zorgaanbieders en andere instanties. Mirjam de Vries, manager bedrijfsvoering, schrok bij haar indiensttreding van de situatie op ICT-gebied. “De omgeving draaide op twaalf verouderde servers in een extern datacentrum. Het gebeurde af en toe dat alles uitviel en we één of twee dagen niet konden werken. Onvoorstelbaar. Vanuit het verleden heerste bij de interne ICT-collega’s de opvatting dat de Cloud niet veilig zou zijn, dus moest ik eerst die beeldvorming wegnemen. Als de hele wereld overstapt, ook internationale organisaties, waarom zou het dan voor ons onaanvaardbare risico’s met zich meebrengen? Onder begeleiding van adviespartij Hersense maakten we een inventarisatie van de behoeften en volgde een uitvraag richting potentiële leveranciers. Aspect ICT sprong eruit, vooral door de openhartige houding en de sociale vaardigheden van de mensen. Zij vertelden zelfs een eerlijk verhaal over een recente hack bij een klant en wat ze daarvan geleerd hadden. Daarnaast staken ze een concreet verhaal in jip-en-janneketaal af over hoe ze dit project dachten aan te pakken. Er was bovendien onmiddellijk een klik met onze eigen ICT-medewerkers. Ook als we achteraf terugkijken op het hele traject, kunnen we zeggen dat we echt plezier met elkaar hebben gehad. Wat een leuk team.”

02 Tussenfase bleek cruciaal

Prio 1: alles veiligstellen in de Cloud

Zoals bijna alle organisaties in de zorgsector waar mensen deels op afstand werken wilde de MEEr-groep graag digitale werkplekken inrichten, gebaseerd op Microsoft 365 met als extra laag Workspace 365, om onder meer documenten te kunnen delen. “Dat er dus niet honderd verschillende versies circuleren,” verduidelijk Mirjam de Vries. “Naar inschatting van Aspect ICT zou het hele project ongeveer een jaar in beslag gaan nemen. Toen kwam Michel de Groot op de lijn, die de stoute schoenen aantrok en voorstelde om het qua aanpak over een andere boeg te gooien, door een tussenfase in te lassen. Hij was namelijk bang dat de verouderde servers het niet zouden redden tot de oplevering. ‘Laten we eerst alles in Azure zetten, dus in de Cloud, zodat het draait in een stabiele omgeving. Vanaf daar bouwen we aan de implementatie van Microsoft en Workspace 365. Het bracht extra kosten met zich mee, maar het leverde ook veel comfort op. Sterker nog, de Cloudmigratie kwam geen moment te vroeg, want letterlijk de dag nadat alles draaide viel één van de oude servers uit. Dat bevestigde het inzicht dat het bittere noodzaak was.”

03 Alle werkplekken veilig in beheer

Tweestapsverificatie en beveiligde laptops

De transitie naar digitale werkplekken gekoppeld aan een cloudomgeving ging gepaard met belangrijke upgrades in veiligheid en performance. Mirjam de Vries: “Binnen MEEr-groep maken we steeds meer gebruik van Microsoft Teams. In het verleden haperde dat regelmatig en we vroegen ons af hoe dat toch telkens kwam. Aspect ICT ontdekte dat er allerlei zaken achterhaald waren, zoals firewalls en switches die de boel soms gewoon afknijpen. Je kon zelfs heel makkelijk wachtwoorden resetten, wat dus ook gold voor kwaadwillenden. Na een vervanging van de hardware werd alles opnieuw ingericht en uiteraard ging de beveiliging omhoog, onder meer door het invoeren van een tweestapsverificatie. Samen met Aspect ICT hebben we een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld wat de basis vormt voor deze maatregelen. Verder staat er geen data meer op apparaten die niet in beheer zijn en zo hebben we de mogelijkheid om apparaten bij diefstal of verlies te ‘wipen’. Ze zijn, zoals dat heet, allemaal ‘ingespoold’. Bij melding van diefstal of verlies kunnen we met één druk op de knop op afstand alles deleten. Verder hebben we voor de hele organisatie een blijvende bewustwordingscampagne geïntroduceerd. Op abonnementsbasis nemen we van Aspect ICT een pakket af dat bestaat uit onder andere filmpjes, quizjes en eens per maand een phishing mail. Daarnaast worden de collega’s intern getraind om in hun dagelijkse werk stil te staan bij de risico’s van cybersecurity. Alles begint echter met een stabiele omgeving… in de Cloud.”